5 tips på hur du resonerar kring närvaro på hybrida arbetsplatser

Hybrida arbetsplatser och obligatorisk närvaro? Hur ska man tänka? Går det ihop? Bör det gå ihop? Så utformar du en närvaropolicy till ditt hybrida kontor.

‍

Vi är få som har missat hybridsarbetsplatsens frammarsch. Efter pandemin har den hybrida arbetsmodellen som i korta drag går ut på att de anställda har möjlighet att växla distansarbete med kontorsarbete slagit rot och är troligen här för att stanna för gott.

Samtidigt står många arbetsplatser och beslutsfattare nu inför utmaningen att dels hitta en bra balans mellan distans- och kontorsarbete, men framförallt att kommunicera denna balans med tydlighet, utan att trampa på några tår. För i övergången mellan pandemi och det nya normala har just närvaropolicyn många gånger fallit mellan stolarna. Många har mest bara kört på utan att riktigt implementera någon faktisk strategi för hur, om och när man ska infinna sig på kontoret.

Så hur gör man?

‍

Bör man kräva närvaro på hybrida arbetsplatser?

Innan vi går in på frågan om hur är bör en lika relevant fråga att ställa sig. Bör man ens kräva närvaro på arbetsplatsen?

Det bästa svaret på den frågan är nog: det beror på. 

För i sanningens namn finns det inget rätt eller fel svar här. Det beror helt på vilket typ av företag ni är, vilken kultur ni har, vilken kultur ni vill ha och vilken verksamhet ni bedriver. 

Men att etablera en närvaropolicy bör iallafall vara ett väl genomtänkt, tydligt kommunicerat och medvetet beslut. Det är inget man gör och bara för sakens skull, för att man vill ha det som man alltid haft det. Arbetsplatsen står som allt annat under ständig förändring och denna relativt nyfunna flexibilitet är det ju många som i dagsläget uppskattar. Därför måste närvaropolicyn framförallt förankras i ett tydligt varför.  

Med det ur världen, hur gör man då?

‍

5 tips på hur du bäst skapar en närvaropolicy på din hybrida arbetsplats

‍

1. Definiera varför du vill att anställda ska återvända till kontoret

Kom ihåg: Obligatorisk närvaro på kontoret bör ha ett tydligt syfte. Om en arbetsuppgift eller tjänst kan utföras med bra resultat hemifrån kommer det troligtvis inte vara superpopulärt att kräva ditt team att komma in till kontoret bara för sakens skull. Så börja med att fundera på varför medarbetare och kollegor ska arbeta från kontoret och definiera vilka mål som är viktigast för ditt företag.

‍

2. Tänk på allas omständigheter

Har vissa medarbetare långt till jobbet? Att ha för många obligatoriska dagar kan leda till att man komplicerar livet i onödan för många medarbetare. Samtidigt kan för få obligatoriska dagar leda till distanserade känslor och en sämre gruppdynamik. Så utgå från var ditt team befinner sig och tänk lagom, för lagom är ju som så ofta alltid bäst.

‍

3. Hör efter med ditt team

Kolla vad dina anställda helst vill. Hur ofta vill de egentligen komma in på kontoret? Och under vilka omständigheter vill de göra det? Lite på måfå, eller på specifika dagar? Vilka är deras preferenser när det kommer till arbete på kontoret? Innan du definierar policyer, överväg att skicka ut en enkät för att samla feedback.

‍

Arbetsplats-giganten Eden Workplace gjorde exakt detta innan de satte sin egna närvaropolicy i drift. Några frågor som de rekommenderar att inkludera i en liknande enkät är:

‍

• Hur ofta skulle du personligen vilja jobba från kontoret?
• Skulle du hellre vilja ha bestämda kontorsdagar eller föredrar du slumpmässiga kontorsdagar?
• Vad saknar du med att arbeta från kontoret?
• Vad saknar du inte med att arbeta från kontoret?
• Vad skulle göra det enklare/mer lustfyllt att komma in till kontoret? 
• Hur skulle du känna rent generellt kring införandet av en obligatorisk närvaropolicy? 

‍

4. Glöm inte bort logistiken

Logistiken är en otroligt viktig pusselbit som inte får glömmas bort. För oaktat hur du slutligen utformar din policy, om du så bestämmer dig för att alla måste komma in alla dagar, specifika dagar eller lite när de vill så måste den ju faktiskt säkerställa att alla har en plats att sitta på när de väl kommer till kontoret. Har de inte det faller ju liksom hela konceptet med en närvaropolicy. Så glöm inte planeringen. 

‍

5. Kommunicera förväntningar tydligt 

Hybridmodeller arbetsplatser emellan kommer alltid att variera. Därför är det viktigt att sätta tydliga förväntningar och kommunicera dessa lika tydligt för att hybridupplägget ska falla väl ut. Se därför till att dela dina förväntningar i alla tillgängliga interna kanaler, så kan ni förhoppningsvis undvika missförstånd och missnöje.

‍

Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att man aldrig kan göra alla nöjda. Men genom att vara transparent under hela processen, be om feedback när du bygger upp din närvaropolicy, kommunicera din plan med dina anställda och göra justeringar längs vägen kommer du åtminstone göra det tydligt att du värdesätter att skapa en policy som fungerar så bra som möjligt för så många som möjligt.

‍

Vi hjälper dig att skapa den arbetsplats du vill ha

På XLNT Workplace är vi experter med allt som har med arbetsplatsen att göra. Går ni i tankarna att göra förändringar på er arbetsplats eller är ert kontor i behov av ett lyft? Vi kan hjälpa i er såväl det stora som i det lilla, med allt ifrån kontorsanpassning och smarta IT-lösningar till städning och handyman-hjälp. Hör av er via vårt kontaktformulär så berättar vi mer.

‍