Allt om aktivitetsbaserade kontor: fördelar, nackdelar & forskning

5/16/2022

Även om den aktivitetsbaserade arbetsmodellen funnits med länge blev aktivitetsbaserade kontor ett hett ämne under corona-pandemin, då flera arbetsplatser tog tillfället i akt att byta arbetssätt. Det ledde till en hel del debatt, och än idag går både meningarna och forskningen isär om den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Men innan vi går händelserna i förväg, vad är ett aktivitetsbaserat kontor och vilka bra och mindre bra poänger finns det med det omdiskuterade arbetssättet?

Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?

Ett aktivitetsbaserat kontor är en typ av kontorsmiljö där medarbetarna inte har fasta skrivbordsplatser, utan kan istället välja att arbeta på olika typer av platser utformade för att lösa olika typer av behov. Det handlar alltså om att i större utsträckning låta arbetsuppgiften eller aktiviteten som du för tillfället ska utföra styra var på kontoret du arbetar. 

Behöver du arbeta ostört? Ja, då finns det en yta för det. Behöver du brainstorma med kollegorna? Ja, då finns det en annan yta för det. Eller behöver du kanske ta ett digitalt möte? Ja, då finns en tredje yta för det. Ni fattar poängen.

En aktivitetsbaserad arbetsplats kan alltså innehålla olika typer av arbetsytor, såsom enskilda skrivbord, gemensamma skrivbord, mötesrum i olika storlekar, tysta avdelningar, avslappningsytor och så vidare. Tanken är att dessa ytor ska skapa en mer flexibel och anpassningsbar arbetsmiljö, vilket i sin tur ska kunna bidra till ett högre välmående samt ökad kreativitet och effektivitet.

Hur ser ett aktivitetsbaserat kontor ut?

Generellt kan man säga att arbetsplatsen delas in i olika zoner som syftar till att lösa olika behov. 

Dessa zoner kan vara:

  • Tysta avdelningar: platser där det helt enkelt inte är tillåtet att prata i telefon eller med andra. Som på biblioteket. Typ.

  • Sociala ytor: Formella eller informella platser där du kan stämma av, samarbeta och samtala med kollegorna.

  • Mötesrum i olika storlek: Olika typer av mötesrum i varierande inredning och utformning för att passa olika typer av möten. Allt ifrån ljudisolerade bås för telefonsamtal eller digitala möten till informella rum för kreativ brainstorming till mer formella konferensrum.

 

  • Fysiska ytor: Platser där man kan röra på sig samtidigt som man arbetar, t.ex. löpband.

Det är viktigt att understryka att det inte riktigt finns någon one-size-fits-all-lösning. Alla arbetsplatser står inför olika utmaningar och har olika behov. Poängen med ett aktivitetsbaserade kontor är ju att platsen som sådan ska stödja alla de olika typer av aktiviteter som pågår på kontoret. Så även om ovan nämnda zoner ofta återfinns på aktivitetsbaserade kontor finns det egentligen inte någon färdig ritning på hur det bör se ut, utan alla arbetsplatser behöver göra sin egen behovsanalys innan de anpassar sin arbetsplats. Varför också alla aktivitetsbaserade kontor eller arbetsplatser på ett eller annat sätt är utformade på olika sätt. 

Fördelar och nackdelar med aktivitetsbaserade arbetsplatser

Fördelar

  • Ökad flexibilitet och anpassningsbarhet, medarbetare kan välja den zon som passar för den aktivitet de för stunden utför
  • Ökad koncentration och produktivitet
  • Ökad social gemenskap och kollegialt stöd
  • Möjlighet att använda arbetsplatsen på ett mer hållbart sätt, eftersom det inte behövs lika många fasta skrivbordsplatser

Nackdelar

  • Kan vara svårt att skapa en bra balans mellan flexibilitet och struktur
  • Kan vara svårt att få alla medarbetare att känna sig bekväma med den nya arbetsformen 
  • Kan kräva investeringar i teknik och infrastruktur för att möjliggöra en aktivitetsbaserad arbetsplats
  • Kan vara svårt att hitta en lösning som fungerar för alla, eftersom olika personer har olika behov och preferenser när det gäller arbetsmiljö
  • Kan leda till minskad koncentration och produktivitet 
  • Kan leda till en känsla av sämre grupptillhörighet

Vad säger forskningen om aktivitetsbaserade kontor?

Som alltid finns det två sidor av samma mynt och som ni ser finns det både för- och nackdelar kopplade till aktivitetsbaserade kontor som är direkt motsägelsefulla. Låt oss därför titta lite närmare på vad forskningen säger om aktivitetsbaserade kontor.

Aktivitetsbaserade kontor ökar produktiviteten?

En av de största fördelarna som brukar lyftas fram med aktivitetsbaserade arbetsplatser är den flexibilitet och anpassningsbarhet som arbetssättet erbjuder.

Medarbetare kan välja den zon som passar bäst för den aktivitet de för stunden utför, vilket kan bidra till både ökad koncentration och produktivitet. I en studie av Trafikverkets byte från öppet kontorslandskap till aktivitetsbaserat arbetssätt kunde man konstatera att de flesta blir mer produktiva om de byter plats fyra gånger eller mer på en dag.

Samtidigt finns det rapporter som menar att koncentrationen och produktiviteten minskar på aktivitetsbaserade kontor. I just studien av Trafikverkets byte av arbetssätt minskade faktiskt produktiviteten på 3 av 4 kontor. En trolig bidragande anledning till detta var att de flesta medarbetarna sällan bytte arbetsplats.

Det är också ganska vanligt att medarbetare på aktivitetsbaserade kontor upplever sin arbetsplats som stimmig. Helena Jahncke, docent i arbetshälsovetenskap och projektledare för Trafikverkets studie, menar att lugn och ro är a och o för koncentrationskrävande uppgifter. Blir man störd eller avbruten av ljud och stim minskar snabbt effektiviteten. Kan man däremot jobba på ostört kan produktiviteten öka, något som Jahncke fann stöd i, i studien av Trafikverket. 

Även om den sammantagna produktiviteten gick ned på majoriteten av kontoren blev de medarbetare som arbetade i ljudisolerade rum och i viss mån i tysta zoner faktiskt mer produktiva. Det verkar alltså som att det gäller att hitta rätt balans mellan zoner och aktiviteter för att effektiviteten och produktiviteten ska öka.

Aktivitetsbaserade kontor leder till ökad social gemenskap?

En annan fördel som ofta nämns när man pratar om aktivitetsbaserade kontor är att de kan bidra till en mer social och sammanhållen arbetsplatskultur. Genom att medarbetare inte har fasta platser kan de lättare mötas och interagera med varandra, vilket kan bidra till en ökad gemenskap och kollegialt stöd på arbetsplatsen. 

Lisbeth Slunga Järvholm, docent vid institutionen för folkhälsa och klinisk medicin vid Umeå universitet projektledde en studie som undersökte hur anställda påverkas av att byta till ett aktivitetsbaserat arbetssätt. I studien kunde hon se att många upplevde det aktivitetsbaserade kontoret som stimulerande och mer dynamiskt. De anställda tyckte att man träffade fler människor och det var lättare med spontana möten för idéer och snabb problemlösning.

Motsägelsefulla belägg går att hitta i Melina Forooraghis, forskare i arkitiektur och samhällsbyggnadstekink på Chalmers i Göteborg, avhandling som undersöker hur hälsan påverkas hos de som jobbar på aktivitetsbaserade kontor. Hon menar att en återkommande synpunkt från anställda i aktivitetsbaserade kontor är att många upplever det som ett hinder för socialt umgänge att deras kollegor inte sitter på bestämda platser. Istället för att känna en ökad social gemenskap uttryckte personerna i studien att de kände sig mer anonyma och isolerade på grund av den obestämda platsindelningen.

Det kan vara svårt att få alla medarbetare att känna sig bekväma på aktivitetsbaserade kontor?

En utmaning som ofta lyfts fram med aktivitetsbaserade kontor är att det kan vara svårt att få alla att känna sig nöjda med nya arbetsformen. Och detta är såklart helt sant, eftersom vi alla dels är olika som personer och dels arbetar med olika uppgifter.  

Lisbeth Slunga Järvholm, ni minns, docenten vid institutionen för folkhälsa och klinisk medicin vid Umeå universitet, hon som var projektledare för studien som undersökte hur anställda påverkas av att byta till det aktivitetsbaserade arbetssättet. Hon menar att de som trivs bäst på det aktivitetsbaserade kontoret är chefer och anställda med arbetsuppgifter som kräver mer kommunikation och interaktion, då de i studien tyckte att arbetssättet möjliggjorde ett enklare samarbete mellan olika enheter.

Däremot trivdes personer som arbetar med koncentrationskrävande uppgifter inte alls lika bra, vilket stärker denna artikels andre docent, Helena Jahnckes, tes om att koncentrationskrävande uppgifter som läsning och skrivande kräver en tyst arbetsmiljö, vilket alltså inte det aktivitetsbaserade kontoret alla gånger verkar vara. Lisbeth Slunga Järvholm påpekar också att personer som tidigare haft besvär med långvarig stress eller psykisk ohälsa av olika slag också trivdes sämre med omställningen till det aktivitetsbaserade arbetssättet. 

Så visst finns det fog för att det kan vara svårt att få alla medarbetare att känna sig bekväma på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen.

Aktivitetsbaserade kontor skapar möjlighet att använda arbetsplatsen på ett mer hållbart sätt?

En ytterligare fördel som lyfts fram i debatten om aktivitetsbaserade kontor är att det är ett hållbart och miljövänligt arbetssätt då det inte bara kan effektivisera arbetet utan även hur man använder kontorsytan, eftersom det inte behövs lika många fasta skrivbordsplatser. Färre fasta platser betyder mindre yta, vilket betyder mindre yta som behöver värmas upp, belysas och elektrifieras, vilket i slutändan betyder att man behöver ta mindre resurser i anspråk som arbetsplats. 

Denna ekvation går såklart ihop på pappret, men i praktiken behöver den nödvändigtvis inte vara sann och även om den är det - inte alla gånger vara smart. Björn Cárdenas, arbetsmiljöstrateg på fackförbundet Vision, nämner nämligen att många av deras medlemmar upplever att deras arbetsgivare byter till aktivitetsbaserade kontor på grund av att göra kostnadsbesparingar i lokalhyran snarare än av anledningen att man vill förbättra verksamheten.

Men som Melina Forooraghi - ni kommer ihåg, hon som var forskare i arkitektur och samhällsbyggnad teknik på Chalmers i Göteborg - påpekar så handlar aktivitetsbaserade kontor i första hand om att kontoret anpassas efter rådande förutsättningar och medarbetarnas situation. Inte om att göra kontoret mindre. Ett välfungerande aktivitetsbaserat kontor blir därmed inte per automatik alltid mer hållbart och därför heller inte alltid en självklar besparing för arbetsgivare, även om det såklart kan innebära det.

Vilket kontor vill du ha?

Med vår helhetslösning Workplace as a Service skapar du enkelt det kontor just du vill ha. Välj och vraka bland olika kontorstjänster, samtliga med endast 6 månaders uppsägningstid, för att du enkelt ska kunna ta bort, lägga till eller pausa - för att du ska få en så flexibel arbetsplats och service som möjligt. 

Osäker på vad ni faktiskt vill ha och behöver? Då hjälper vi mer än gärna er att anpassa er arbetsplats utifrån era unika behov och önskemål. Lämna era kontaktuppgifter via vårt kontaktformulär så hör vi av oss. 

Källor:

Haapakangas, A., Hallman, D., Mathiassen, S. & Jahncke, H. (2018). Self-rated productivity and employee well-being in activity-based offices : the role of environmental perceptions and workspace use. Building and Environment

Hallman, D., Mathiassen, S. & Jahncke, H. (2018). Sitting patterns after relocation to activity-based offices : a controlled study of a natural intervention. Preventive Medicine, 111, 384-390.

Melina Forooraghi. (2022). Healthy Offices: Conceptualizing Healthy Activity-based Offices. 

Pettersson-Strömbäck, A., Bodin Danielsson, C., Nordin, M., Öhrn, M., Harder, M., Olsson, T., Slunga-Järvholm, L. (2018). Slutrapport från AKTIKON-PROJEKTET i Örnsköldsviks kommun : Arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö – en kontrollerad studie i Örnsköldsviks kommun.

Vi ser framemot att höra från er

En första kontakt handlar oftast inte om att vi ska försöka sälja något, förmodligen har vi skapat tillräckligt med intresse för att ni ska vilja veta mer och om vi kan vara en bra matchning för vad ni söker.

Kontaktformulär

Tack för att du kontaktade oss. Vi återkommer så snart vi kan.
Något gick fel. Försök igen eller mejl oss på info@nrse.se